Vier tips voor een efficiënter debiteurenbeheer

Het klinkt misschien wat gek, maar als ondernemer bent u in belangrijke mate bepalend voor het betaalgedrag van uw klanten. Op het moment dat u een strak debiteurenbeleid voert, betalen klanten aanzienlijk sneller dan wanneer u een ‘soepel’ beleid voert. Veel ondernemers denken dat ze bij een strak debiteurenbeleid de relatie met hun klant op het spel zetten. Payt geeft u tips hoe u op een klantvriendelijke manier toch snel uw openstaande facturen kunt innen.

1. Factureer digitaal

Bijna 50% van de ondernemers in het mkb krijgt facturen niet op tijd betaald. Een van de grootste verbeteringen die zij kunnen doorvoeren is digitaal te factureren. Papieren facturen zitten in een digitaal tijdperk stomweg niet meer in de routine van mensen en bedrijven. Het is te lastig; een papieren factuur komt binnen met de post (die er al een dag – en als u pech hebt langer – over doet), belandt op een stapel om binnenkort een keer in te scannen en vervolgens in te boeken in het betalingsprogramma. Dat inscannen is een extra handeling die zomaar een paar dagen kan worden uitgesteld – als de factuur al niet helemaal vergeten wordt. Het digitaal versturen is in een digitaal tijdperk voor ondernemers daarmee een absolute must.

2. Geef betalingskorting

“Bij een betaling binnen x weken na de factuurdatum, ontvangt u x% betalingskorting”. Betalingskortingen; u ziet het steeds vaker en dat is niet voor niets. Het werkt namelijk uitstekend. U beloont het goede betaalgedrag van uw klanten en zij hoeven daar slechts een heel simpele handeling voor te doen: snel inboeken. Het voordeel werkt twee kanten op. Doordat een partij snel betaalt, heeft u minder renteverlies. Dat voordeel plus de tijd en kosten die gepaard gaan met het versturen van herinneringen, weegt absoluut op tegen de kosten die u maakt.

3. Voer een strak debiteurenbeheer

Toch is de allerbeste manier om facturen snel betaald te krijgen, gewoon een strak debiteurenbeheer. Dat houdt in dat u een duidelijke betaaltermijn hanteert en vervolgens ook handhaaft. Is uw betaaltermijn 14 dagen en heeft u klant na het verstrijken van die periode nog niet betaald, stuur dan direct op de vijftiende dag na de factuurdatum een herinnering. Sommige bedrijven betalen standaard pas na een eerste herinnering, dus maak uw betaaltermijn niet te lang. Geef in uw herinnering duidelijk aan dat het om een herinnering gaat. De factuur kan immers aan de aandacht van de klant ontschoten zijn.

debiteurenbeheer
Na de eerste herinnering kunt u kiezen voor een tweede herinnering of direct voor een aanmaning. De meeste mensen vinden het wat te vroeg voor een aanmaning en kiezen daarom voor een tweede herinnering, die wat strenger van toon is. Stuur deze twee herinnering niet later dan twee weken na de eerste herinnering en sommeer uw klant daarin binnen vijf werkdagen te betalen. Betaalt uw klant ook na de tweede herinnering niet, dan kunt u heel eenvoudig een incassotraject starten. Het grote voordeel van een strak debiteurenbeheer is dat u laat zien dat u erbovenop zit en de factuur u echt niet ontgaat.

4. Automatiseer uw debiteurenbeheer en incassotraject

Kiest u ervoor om uw debiteurenbeheer te automatiseren, dan worden uw facturen en herinneringen geautomatiseerd verstuurd. Doordat Payt koppelt met meer dan 650 verschillende boekhoudpakketten, sluit de software naadloos aan op uw bestaande boekhoudpakket. Bovendien kunt u alle voorkeuren met betrekking tot uw debiteurenbeheer zelf instellen. Zo kunt u:

  • zelf bepalen na hoeveel weken u een herinnering wilt versturen. De software controleert of de betaling in die periode is voldaan. Is dat niet het geval, dan wordt er automatisch een eerste en – indien nodig – een tweede herinnering verstuurd.
  • eenvoudig communiceren over (openstaande) facturen via het Payt platform. De betalingsherinneringen bevatten een link waarmee uw klant direct het openstaande bedrag kan voldoen via bijvoorbeeld iDEAL.
  • het proces per klant tussentijds stopzetten of pauzeren. Heeft de klant contact met u gezocht of is er een andere situatie waarom u even niet door wilt gaan met het versturen van herinneringen? Dan pauzeert of stopt u het debiteurenproces met een druk op de knop.
  • eenvoudig en snel betalingsregelingen vastleggen en bewaken.

En heeft een klant na de herinneringscyclus nog steeds niet betaald? Dan start Payt automatisch een minnelijk incassotraject, zonder tussenkomst van een incassobureau.
Start vandaag nog met het verbeteren van uw debiteurenbeheer!

Probeer nu!